Bij mediation wordt vaak gedacht aan een situatie waarin een conflict al is ontstaan. Maar juist in familiebedrijven kan het veel effectiever zijn om mediationvaardigheden preventief in te zetten. Volgens mediator en familiebedrijfsspecialist Roderick van Zuylen ligt daar een belangrijke, maar nog onderbenutte kans.
“Je auto breng je ook jaarlijks naar de garage voor onderhoud. Waarom zou je met relaties wachten tot er iets kapotgaat?”
Mediation vóórdat het misgaat
Van Zuylen pleit voor een bredere kijk op mediation binnen familiebedrijven. “Het woord mediation dekt eigenlijk niet helemaal de lading in deze context. Mensen denken meteen: er is een conflict. Dan krijg je vaak de reactie: ‘Maar bij ons gaat het goed, dus dat is niet nodig.’” Juist dan kan het waardevol zijn omdat mediation in de kern een goed gesprek is in een veilige setting. Als er toch spanningen zijn dan komen die boven water en voorkom je dat er een conflict ontstaat. Regelmatige gesprekken in de setting van mediation tussen familieleden, het bedrijf en de gezamenlijke groep helpen dus om spanningen tijdig te signaleren en verwachtingen uit te spreken.
“Binnen familiebedrijven zie je vaak dat oude familiepatronen of kleine irritaties toch weer opspelen op momenten dat er belangrijke beslissingen genomen moeten worden. Door periodiek met elkaar in gesprek te gaan, voorkom je dat zulke onderstromen escaleren.” De aanwezigheid van een onafhankelijke professional helpt daarbij om een veilige setting te creëren, onderliggende spanningen en machtsverschillen bespreekbaar te maken en te zorgen dat iedereen zich uit kan spreken zonder dat wat er gezegd wordt direct weer van tafel wordt geveegd.
Onderhouden is makkelijker dan herstellen
De essentie van preventieve mediation is eenvoudig: investeren in relaties op de lange termijn. “Als je mediation pas inzet wanneer het mis is gegaan, dan ben je eigenlijk al te laat. De relaties hebben dan al schade opgelopen en het kost veel meer tijd en energie om dat te herstellen. Het is nu eenmaal makkelijker om een relatie te onderhouden dan te repareren.”
Van Zuylen gebruikt daarbij een herkenbare vergelijking: “Mensen brengen hun auto jaarlijks naar de garage voor de APK. Je kunt ook wachten tot hij kapotgaat, maar dan ben je uiteindelijk meer tijd, geld en moeite kwijt. Zo werkt het eigenlijk ook in familiebedrijven.”
Familie en bedrijf: een blijvende relatie
Wat familiebedrijven uniek maakt, is dat de betrokkenen elkaar niet zomaar kunnen ontlopen. De zakelijke relatie is onlosmakelijk verbonden met de familieband. “Je blijft altijd met elkaar verbonden. Daarom is het, los van het commerciële resultaat, essentieel om de familierelaties goed te houden.”
Volgens Van Zuylen zouden familiebedrijven structureel tijd moeten vrijmaken voor onderhoud van die relaties.
“Plan bijvoorbeeld één keer per jaar een dag waarop je echt met elkaar in gesprek gaat – binnen de familie, tussen familie en bedrijf en eventueel met medewerkers. Als je op zo’n moment bespreekt wat er speelt, voorkom je dat het later problemen veroorzaakt, bijvoorbeeld bij een overname of strategische verandering.”
Opvallend genoeg gebeurt dit in de praktijk nog weinig. "Voor mij is het eigenlijk een no-brainer, maar het wordt vreemd genoeg nog bijna niet gedaan.”
Mediationvaardigheden bij statuten en overeenkomsten
Preventieve inzet van mediation beperkt zich niet tot gesprekken alleen. Van Zuylen gebruikt mediationvaardigheden ook bij het opstellen van formele afspraken, zoals een familiestatuut of aandeelhoudersovereenkomst. “Ik vind het een mooi proces om met alle betrokkenen goed in gesprek te gaan voordat het document wordt opgesteld.”
Hoewel een jurist de regels kan formuleren, komen tijdens deze gesprekken vaak onderliggende verwachtingen, zorgen of potentiële spanningspunten naar voren. “Juist bij het opstellen van zo’n overeenkomst blijken er veel onderwerpen te zijn die later tot conflicten kunnen leiden. Dan is het waardevol om die eerst samen te bespreken en pas daarna de afspraken vast te leggen.”
Investeren in continuïteit
Preventieve mediation vraagt om een andere mindset: niet ingrijpen bij problemen, maar structureel investeren in samenwerking en relaties. Voor familiebedrijven die denken aan de lange termijn – en vaak aan volgende generaties – kan dat het verschil maken tussen escalatie en continuïteit.
Of, zoals Van Zuylen het samenvat: “Wacht niet tot er iets stukgaat. Goed onderhoud voorkomt veel grotere problemen.”
Specialisatieopleiding Mediation in de context van het Familiebedrijf
In deze zesdaagse specialisatieopleiding wordt u opgeleid tot mediator in de context van het familiebedrijf. Er is veel aandacht voor het systeem van het familiebedrijf en het inrichten van het mediationproces.
Deze specialisatieopleiding bevat een uitgebalanceerde verhouding tussen theorie en praktijk en biedt veel ruimte voor interactie. De docenten zijn vooraanstaande experts op hun vakgebied, in theorie en praktijk.